Te explicamos cómo hacer un presupuesto profesional capaz de convencer a tus clientes. Te contamos desde los criterios a considerar para fijar los precios adecuados a tu producto o servicio a los datos básicos que debes incluir, cómo detallar el concepto y otros consejos y recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de hacer tus presupuestos.
Un presupuesto es uno de los documentos clave para cualquier
autónomo, especialmente si su actividad implica la prestación de
servicios o si el precio de sus productos no es cerrado.
El presupuesto es, además, la carta de presentación de todo
profesional y constituye, en muchas ocasiones, la primera toma de contacto con
un cliente, por lo que es una herramienta que hay que utilizar con cuidado, ya
que un uso incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible
comprador o usuario.
Si bien es cierto que el precio es muchas veces un factor
determinante en la decisión de compra del usuario, un presupuesto puede aportar
un valor añadido a nuestro producto o servicio, ya que permite mostrar nuestro
expertise o implementar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra
oferta más atractiva al cliente.
Cuando un profesional se plantea cómo hacer un presupuesto,
debe tratar de conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de
trabajo y recursos consumidos y el margen de beneficio que se quiera obtener.
Hacer el presupuesto correcto para cada proyecto o cliente
puede llegar a ser todo un arte, pero siempre desde la transparencia y el
sentido común.
Criterios para fijar precios en tu presupuesto
La fijación de precios es un tema que da para otro artículo
entero, ya que depende de diversos factores, criterios y casuísticas. No
obstante, dada su importancia a la hora de hacer un presupuesto, hemos incluido
estos criterios básicos a nivel orientativo:
Cubrir costes: muchos freelance y profesionales autónomos
deben analizar previamente cuál es el precio hora a repercutir por su trabajo
en base a sus costes fijos y variables y al reparto de su tiempo de trabajo.
Infoautónomos pone a vuestra disposición una plantilla para el cálculo del
precio hora. Al precio de la mano de obra habrá que añadirle el de los
materiales o gastos directamente asociados al trabajo a realizar.
Margen de beneficio: sobre el coste de los trabajos, el
autónomo definirá un porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía dependerá
de la estrategia comercial con el cliente y de si los costes son lo
suficientemente bajos como para permitirlo.
Precio de mercado: es importante tener referencias de los
precios de la competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar
los clientes, tanto por arriba como por abajo.
Promociones: el autónomo deberá valorar la inclusión o no de
posibles promociones para hacer más atractiva su oferta.
Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al
fijar precios:
Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de
tu producto o de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir
costes. Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más
complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
Un precio demasiado alto o muy por encima del precio medio
de mercado o del valor añadido que pueda ofrecer tu producto o servicio puede
hacerte perder un cliente antes, incluso, de iniciar una negociación. Si optas
por moverte en un rango de precios elevado, por encima de la media de tus
competidores, asegúrate de justificar ese incremento del precio debidamente o
de proporcionar un valor añadido que equilibre la relación calidad/precio.
¿Qué debe incluir un presupuesto?
Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Existen
diversas técnicas para redactar un presupuesto, pero, sea cual sea la opción
que escojas, lo más aconsejable es que detalles al máximo todos y cada uno de
los elementos que constituyen en servicio, para que el cliente sepa exactamente
qué es lo que está pagando.
Existen una serie de elementos básicos que todo presupuesto debe incluir:
Datos de la empresa/prestador del servicio:
En ésta sección deberá detallarse los datos de la empresa o
profesional prestador del servicio, tales como el nombre o razón social, el NIF
o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el
correo electrónico.
Datos del cliente:
El presupuesto deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea
particular o empresa), así como su CIF o DNI y el domicilio.
Concepto:
El concepto detalla los elementos que conforman el
producto/s y/o el servicio/s presupuestados.
De ésta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes
productos y servicios, además de las horas de trabajo, los materiales
utilizados y, en su caso, otros costes asociados, como puede ser la
contratación de otros servicios de terceros, licencias, suministros…
En éste apartado ha de incluirse el número de unidades de
cada elemento que conforma el concepto, el coste unitario de cada una de ellas
y el coste total de cada grupo de unidades de la misma naturaleza.
Importe:
El importe ha de desglosarse indicando la base imponible, es
decir, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se
aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base
imponible más el IVA.
Modo de pago:
Es importante estudiar la forma de pago de cada presupuesto.
Normalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición previa
de material, no se suelen establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de
un presupuesto de elevada cuantía o que implique una importante adquisición de
material o contratación de servicios de terceros, conviene acordar un el
adelanto de un tanto por ciento del importe total.
En éste apartado se puede especificar, además, el medio de
pago, ya sea mediante transferencia o ingreso bancario o en efectivo.
Otros elementos del presupuesto
Además de los elementos obligados anteriormente descritos,
existen diversas técnicas que pueden ayudarnos a hacer nuestro presupuesto más
atractivo y generar una mayor confianza en nuestro cliente.
Plazo de entrega:
Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o,
incluso, los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante
recurso para dotar de valor añadido a nuestro servicio. No obstante, en el
momento que un presupuesto adquiere validez legal, es importante cumplir bien
con éstos plazos y planificarlos con anterioridad.
Garantías y soporte técnico
Existen determinados servicios o proyectos que pueden
necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de
servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene porqué estar
incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado a parte.
Una buena técnica para hacer más atractivo nuestro
presupuesto es ofrecer éste soporte técnico de forma gratuita durante un
determinado periodo de tiempo.
Condiciones legales:
Añade las condiciones legales que estimes necesarias para
evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De ésta forma
podrás impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y
ahorrar problemas, tiempo y dinero.
Formato:
En ocasiones será necesario presentar el presupuesto con un
formato diferente, como por ejemplo el de una factura proforma o el de una
propuesta de contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve
implícito el presupuesto, Esta última modalidad es habitual para agentes
comerciales, formadores o programadores que desarrollen su trabajo de manera
continua en el tiempo.
Recomendaciones para elaborar un buen presupuesto
Para dotar a tu presupuesto de valor añadido, puedes incluir
ciertos elementos que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre
evitar la “literatura” y ser conciso.
Presenta el problema del cliente desde tu visión
profesional, haciendo un análisis del mismo.
Haz tu propuesta: muestra de qué forma puede tu negocio o
empresa ayudar a tu cliente a buscar una respuesta a su problema.
Incluye un plan de trabajo en el que además de para vender y
explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas, podrás
explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su dinero.
Alcance del trabajo
Debes de tratar de evitar un error habitual, que es detallar
lo que se incluye, pero no dejar por escrito lo que no está incluido. No dejar
constancia de lo que no incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos,
ya que en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan
ciertos elementos o servicios “extra” que nosotros no habíamos incluido en la
oferta.
En nuestra sección de utilidades puedes descargar un modelo
de presupuesto personalizable
Si estás empezando como autónomo, te recomendamos que valores
la posibilidad de utilizar alguna herramienta de facturación que te ayude a
llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la
elaboración de facturas y te permita la generación y presentación de modelos de
impuestos.
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